Partagez vos documents confidentiels grâce à une Data room

Data room authec
  • Candice Bordessolles
  • Authec Digital
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A quoi sert une data room, comment et pourquoi la mettre en place ? Authec Digital vous dit tout ce qu’il faut savoir sur le partage de documents confidentiels via une data room.

La Data Room pour quoi faire ? :

    • Lors d’une transaction, d’un audit, d’une vente, d’un procès, d’une procédure de divorce… Bref, lorsque l’on a des documents à étudier, à annoter, à rectifier, à s’échanger plusieurs fois et que l’on souhaite une confidentialité car ce sont des données sensibles, on ne communique pas par mail, qui n’est ni sécurisé et mal adapté au volume important, souvent spammé sans raison.
    • Le mail étant la meilleure façon de perdre ou de doublonner les envois entres les différents interlocuteurs.
    • La Data Room c’est votre coffre-fort, tout peut y être stocké, tableur, photos, courriers, graphe…

 

Imaginer une salle de réunion avec tous les intervenants, vous échanger, vous transmettez des papiers à signer, des études à relire, tout est simplifier puisque physiquement présent. Mais cela peut mettre beaucoup de temps et supposer que tous soient disponibles au même endroit et à la bonne heure. Bonne chance !

Data room et cloud privatif

Dans un espace virtuel, un cloud privatif plus exactement, vous mettez à disposition les documents souhaités en les uploadant. Chacun peut choisir l’heure où le lieu de sa connexion, d’un ordinateur, de son smartphone, du poste d’un collaborateur. Vous pouvez restreindre l’accès à certains dossiers selon le degré de confidentialité. Et sécuriser des documents sensibles par mot de passe, donner des liens de transfert à durée paramétrable, ou encore organiser une ghost réunion entre des partenaires choisis.

 

Est-ce difficile à mettre en place ?

    • Oui si vous décidez de le faire vous-même, le temps à y passer va devenir considérable.
    • Non si vous confiez la tâche à Authec Digital, qui va gérer vos interlocuteurs, paramétrer les accès selon vos directives, expliquer aux intervenants le processus de fonctionnement, s’occuper du fonctionnement à votre place, établir un rapport en toute transparence de qui s’est connecté et à quels dossiers.
    • En clair, quel que soit le nombre d’intervenant nous leur permettrons un accès à vos documents en toute sécurité et simplicité, une sorte de DropBox conviviale.
    • Le volume d’informations juridiques, comptables, sociales, techniques est sans limite.
    • Certains ne pourront que consulter, d’autres modifier.
    • Et une Data Room est très pratique pour les personnes éloignées.

Combien ça coûte ?

Si on compare les coûts entre une organisation virtuelle et une réunion physique :

    • Si vous devez physiquement vous rencontrer, vous devrez le faire plusieurs fois, à différent endroits, sur une période qui peut s’éterniser en fonction des emplois du temps de chacun.
    • Donc déplacements, temps d’organisation et
    • Une Data Room en cloud peut résoudre les différentes localisations des personnes, les documents étant numérisés ils sont moins sujets aux égarements ou simplement à la difficulté de les obtenir.
    • Quelques exemples de tarification que nous proposons pour une DATA ROOM :
      • 490de frais fixe de paramétrage de votre Data Room
      • 19 de paramétrage par utilisateur
      • 9de forfait mensuel par utilisateur
    • Dans les services compris vous avez, la gestion des liens et autorisations, les licences des logiciels, les antivirus, la maintenance, le Dépannage et les sauvegardes, car oui tout est sauvegardé.
    • De plus, nous conservons votre espace si vous le désirez en le mettant en veille. Pour toute réactivation, il n’y aura donc plus de frais fixe à payer.

 

Plus d’informations sur la data room ? Contactez nous !

Auteur Candice Bordessolles

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